一份遠程辦公系統的方案

檔案管理：
公司秘密文件的管理，權限極其嚴格。
1. 目錄管理：公司所有檔案的察看目錄。
2. 檔案檢索：按照一定的字段（檔案號、存檔人、存檔日期、檔案主題等）進行檔案的檢索。
3. 檔案借閱；通過嚴格的審批（多級審批或同級多次審批等）由借閱人簽收后借閱出去，其中的管理項目包括：借閱人、預借閱時間、實際借閱時間、簽訂保密協議、領導審批備案、借閱的檔案信息等。
此欄目主要由公司的檔案部負責。
公文管理：
針對不同的用戶（即不同權限）的公文方面的管理，主要體現在文書流轉方面。
1. 收文管理：參考“電子郵件”的“收件箱”。每固定時間可以進行數據分析與統計。
2. 發文管理：參考“電子郵件”的“發件箱”。每固定時間可以進行數據分析與統計。
3. 督查管理：主要是在重要的執行人員（中上層級別）在收到文書但沒有處理的時候，通過智能系統提醒他快速執行。其他人員智能系統會自動記錄他的日志，對其進行數據統計，以做日后績效考核方面的參考依據。
此欄目主要由公司的總辦人員負責。
流程管理：
部門負責人（或項目負責人）自己可以設計職責范圍內的文檔格式和形象：
1. 表單向導：表單的設計向導。
2. 流程設計賀自定義工作流：工作流在實際應用中需要有靈活的適應能力，利用此系統可視化流程定義工具，系統管理員可以無須編程、通過拖拉操作進行“所見即所得”的流程設計，而且工具提供了四種基本流程類型選擇（普通、子流、自動、轉流程），可以定義流程在不同狀態的數據字段控制（不可見、可見、可改 ），設定流程中系統自動催辦、督辦的時間，進行規則檢查以及通過流程定義文件分發用戶定義流程，最強大的功能是允許用戶通過COM／DCOM對象動態擴展工作流。
3. 流程角色和用戶管理：系統管理員可以方便靈活地定義工作流中有關的角色和用戶，設定其用戶權限（查詢范圍和密級、有權催辦或重發），利用此系統可視化流程監控工具，用戶可以根據權限進行流程的監控和統計工作，包括流程狀態動態顯示、流轉路徑跟蹤顯示（處理步驟、處理時間、處理人、處理意見）以及對流轉文檔的催辦、督辦、強制撤回、跳過等
4. 流程監控：在工作運作中，部門負責人（或項目負責人）可以監控整個流程是否按計劃實施。
5. 流程查詢：在工作運作中，部門負責人（或項目負責人）可以查詢每個工作細目的詳細狀況，如：負責人、工作時間、協調者、所需資源等。
6. 流程統計：工作流引擎自動將所有流程處理日志記入數據庫，用戶可根據實際需要生成統計報表。系統內置的統計功能如圖所示，可按每固定時間段（時、天、周、月、季、年）內，按照不同統計方式：負責人（細化到每個人）或資源（資金、設備、場地等）；不同顯示順序，對流程的收文數、簽收數、已處理數、平均處理時間、平均簽收時間等指標進行統計。用戶也可以利用這些數據按照自己的要求進行統計處理。
系統管理：
后臺數據庫方面的管理：
1. 信息管理：所有涉及公司的信息發布、修改、刪除等管理，包括系統的開發和安裝。
2. 組織構造：包括行政方面（組織構架）、財務方面（工資、福利、待遇）、職稱方面（高級、中級、初級、無）等。
3. 討論組：BBS的技術細節，包括系統的開發和安裝。
4. 郵件系統安裝：文書流轉的主要渠道。包括系統的開發和安裝。
5. 下載系統：對用戶從服務器短Down信息資料的管理，包括：格式文件屏蔽、每日最大下載量、下載IP記錄等。包括系統的開發和安裝。
6. 全文檢索功能：按數據庫的搜索字段（如：作者、時間、主題、關鍵詞等）進行辦公系統內所有文件的檢索。包括系統的開發和安裝。
7. 即時通訊功能：包括收信息者、發信息者、信息撰寫框、發送、回復、聯系人名單等。可以在辦公區域內察看在線人員，直接以WEB方式聯系他。
8. 權限管理： 遠程辦公系統在權限方面的管理非常嚴謹而且較為靈活。其中，系統管理員為最高權限者，可使用流程用戶角色管理器指定其他用戶，并設定其權限。
術語：“用戶”—— 遠程辦公系統的基本參與者是用戶，即Exchange Server上的一個信箱。每個信箱與一個WEB用戶的帳號關聯。用戶需首先用WEB用戶的帳號登錄后，才能進入某一個郵箱，即以某用戶的身份進行流程處理。
“角色”：角色是指承擔同一任務的一組用戶，同一角色中任一用戶簽收并完成處理則認為該狀態的任務已完成。例如：報銷流程中部門審核可由部門的經理或副經理進行，文書流轉中信文到達該狀態后自動發送到經理和副經理的信箱，任何一個人批示后即轉入下一步處理，同時將其他信箱中的副本刪除。與傳統方法相比，自動化程度更高。此外，一些狀態的處理選擇由工作流引擎自動進行，無須具體用戶干預，則可指定一個空角色（不包含任何用戶）作為該狀態的虛擬參與人。例如：自動狀態、結束狀態等。
“用戶權限”：每個用戶在同一流程中權限相同，在不同流程有不同權限。
查詢范圍：
權限——無：不能查詢任何本流程信文及日志
權限——所有：可查詢所有本流程信文及日志
權限——本用戶經辦：可查詢本用戶經辦的信文及日志
權限——本角色經辦：可查詢用戶所在角色經辦的信文及日志
密級：預定義四個密級（絕密、機密、秘密、普通），權限設置向下兼容（如有機密權限的用戶可查詢秘密和普通級信文及日志）。
文書流轉：預定義四個權限：催辦、重發、跳轉、撤回：可對用戶在該流程中催辦、重發、跳轉、撤回等操作設置許可權。
9. 字段配置：整個系統建設的程序開發。