南京地鐵運營物資管理中一些問題的思考摘 要 從地鐵運營物資管理工作的組織體系入手,結合南京地鐵運營物資管理的相關問題,提出了物資的分級管理、庫存控制、預算體系的建立、供應方式等有關觀點,以期達到創建南京地鐵運營物資管理新模式的目的。關鍵詞 地鐵,運營,物資,管理 地鐵運營的管理涉及方方面面,其中物資管理工作是一個不可缺少的重要組成部分。地鐵運營的物資管理具有其特殊性:①響應要及時———物資供應要保證及時響應現場,以滿足運營工作的需要;②專業范圍廣———地鐵運營設施系統的專業較多,物資供應所涉及的范圍也廣,有車輛、軌道、供電、信號、通信、ＡＦＣ(自動售檢票)、電扶梯、環控、給排水等十幾個系統;③空間跨度大———地鐵運營的物資要保證沿線各點的需求,物資供應的空間跨度大。 本文結合南京地鐵的開通,物資管理部門對其運營物資管理問題進行了適時的思考,以創建南京地鐵運營物資管理的新模式,為地鐵運營提供優質服務和保障。1組織體系 有效的體系是組織良好運行的保證,為此,有必要對部門職能接口關系及業務流程接口關系等再進一步加以明確。1.1職能體系 物資管理部門既作為物資采購、存儲、供應的中心,又承擔了運營分公司部分預算和成本控制的重要職能。為此,物資管理部門一方面和財務部門發生資金控制的接口,另一方面又和各個需求部門發生相應的業務接口關系。從物資管理控制職能而言,物資管理部門應具有相對的獨立性,是財務部門和需求部門的中間過渡和控制環節。其職能體系框架應如圖1所示。
1.2業務體系 物資管理部門的另一個重要職能就是按照預算和計劃,及時為需求部門提供相應的物資保障。這需要物資部門和需求部門的通力合作,加強業務聯系,各需求部門應設立專(兼)職物資管理人員共同開展工作。 目前,公司的組織構架中,各需求部門未設備件(材料)員崗位,其需求計劃缺少扎口管理的保障;同時備件(材料)的計劃又應來自于生產(檢修)計劃,而崗位設置中又沒有生產(檢修)計劃的定編,這同樣也會造成源計劃的混亂。因此,從業務組織體系上要作進一步完善,各需求部門應設立兼職生產(檢修)計劃員以及兼職備件(材料)員,其行政管理隸屬本部門,業務管理上要和物資管理部門建立專項聯系,以便于物資專業上的有序管理。物資管理部門的業務體系框架應如圖2所示。2庫存控制 物資庫存控制的水平高低,一方面關系著地鐵運營的物資保障能否滿足;另一方面對地鐵運營成本控制的良好與否有著直接的關系。 對地鐵運營而言,滿足其必需的物資供應是首要的任務;同時,在滿足運營物資保障以后,有效地降低庫存,或利用供應鏈的關系,將庫存轉移至供應商方面,從而減少運營成本,爭取更大效益,這也是企業應該關注的問題。2.1對供應物資的分級 地鐵運營中需供應的物資涉及的專業多、品種多、規格多。對這些物資庫存控制的指標(或安全庫存量)不能一概而論,應根據其影響行車安全等級的程度予以劃分。一般而言,對地鐵運營物資主要可分為三類:關鍵物資、主要物資和一般性物資。 現階段或運營開通以后的一段時期,物資管理部門應會同其它部門專業技術人員,認真分析和研究各種物資對地鐵安全運營的影響程度,并吸取其它城市的地鐵運營經驗,從對安全運營的影響和價值兩方面進行考慮,利用ＡＢＣ分類等方法對地鐵運營的所有物資予以等級劃分。那些對行車影響重大、價值大的物資劃為Ａ類物資,如電客車的動車轉向架、輔助逆變器總成、ＡＴＰ(列車自動防護)子系統的ＣＰＵ板等;將那些對行車影響大、價值較大的物資劃為Ｂ類物資,如電客車的踏面制動單元、供電照明系統配電柜等;將一些常規性物資劃為Ｃ類物資,如螺絲、板材類等。2.2不同等級物資的不同庫存控制方式 物資等級劃分好以后,要摸索研究和制訂不同等級物資的不同庫存量控制方式。 對關鍵物資和主要物資,其庫存控制的目的應是側重于保證較高的現貨供應率,以及時滿足運營和維修的現場需要。首先要花相當長的一段時間,統計物資的消耗規律,并結合公司的財務政策,制訂合理的庫存周轉期,由此制訂出此類物資的安全庫存量;在此基礎上,根據生產(維修)計劃以及庫存周轉期等多方面數據,編制合理的采購計劃,確保安全庫存量,從而也確保運營的安全。 對一般性物資,應側重于經濟成本因素方面的考慮,建立良好的供應商網絡,基本實現零庫存,以減少企業的資金占有。在供應響應時間允許的情況下,庫房可不備現貨,當現場有需要時,直接從供應商提貨;在供應響應時間不允許的情況下,可以將供應商的物資適量儲備在庫房,根據消耗情況定期和供應商結算實際發生額。2.3可修復件的循環使用 從成本控制和企業管理水平的提升等方面而言,對那些可以修復的備件要考慮循環使用。為此,應從可修復件的確認、修復質量等技術要求、修復件的價值確認、二次入庫和出庫、獎勵措施等各方面制定相應的管理制度,規定相應的流程,提高員工對可修復件循環使用的認知,促進公司對可修復件的控制,以降低運營成本,提高企業管理水平。3基于預算體系的物資采購 在運營籌備期或運營初期,由于員工來自不同單位、不同部門,有著不同的工作經歷和背景,其管理理念和行為方式也多有差別,對物資需求的合理、前瞻、準確性掌握程度不同。現時的物資采購計劃主要源于申購計劃,是本著統一思想、嚴格控制、規范有序為其出發點的。這一方式不失為一種有效的控制方式,但從長期發展來看,還有值得改進的地方,因為這一方式是以降低采購效率換取的。 從長遠發展來看,物資采購應基于良好預算體系的建立,并在預算體系中進行相應運作。3.1預算體系的建立 物資需求預算屬于維保體系這一大的范疇,運營分公司及各部門應整體考慮,充分研究運營故障及檢修規律,制訂完善的檢修計劃,摸索和制訂合理的檢修消耗定額,從而編制或分解出相應的年度、季度或月度物資需求預算。 在這一預算體系中,分公司財務部門主要對預算資金的控制負責;物資管理部門主要對預算的實施負責;而需求部門主要對預算的合理、準確、前瞻性負責。3.2預算內的物資采購 對于預算內的物資采購,先由需求部門直接和物資管理部門溝通,將部門認可審批的物資需求計劃報物資管理部門;而物資管理部門的相關人員在對需求物資的預算項目加以確定以后,可以直接編制相應的采購計劃,此采購計劃經相應權限審批后,直接予以實施。3.3預算外物資采購 當然,物資預算不會涵蓋物資需求的全部,在日常工作中難免會有一些意想不到的情況發生,形成預算外物資需求。對這一部分需求,可以采取一事一議的方式,由需求部門提出請示,經逐級審批后,由物資管理部門加以實施。4物資的供應方式 地鐵運營是全天候方式,物資供應應力求及時、有效,為此應對庫房的布點、供應方式做一些思考。4.1庫房的布點方式 從財務體系和資產保證方面而言,庫房布點應遵循一級總庫的原則,各需求單位應力求減少物資的積壓,減少資產的重復性,提高物資的共享程度,避免資金浪費和資產失控;同時,也要充分考慮物資供應的及時,以及現場服務的有效和迅速。因此,可以考慮一級總庫、分散布點的方式。即在位于小行的基地設立一級供應總庫,而在沿線可以適當選取2～3個分庫。分庫的日常工作由物資管理部門派員專職管理或由需求部門派員兼職管理。此兼職管理人員在業務上應受物資管理部門的指導,遵循物資轉庫、出庫的所有規則。同時物資總庫管理人員應定期(每月一次)對所設分庫內所有物資進行盤查、清單,核對出庫量,在總庫賬目上予以記錄,月末形成統一報表報財務部門。4.2 供應方式 地鐵物資供應的空間范圍較大,結合其它城市地鐵的模式和經驗,在物資供給方式上可以采取配送制度。 當需求部門有物資需求時,對較重的或批量供給的物資,可根據需求部門的要求和實際情況,由物資管理部門予以配送。在此之前要解決好交通運輸工具(貨車或利用地鐵電客車)等資源配備問題,制訂好相應的配送、接貨流程和運輸途徑等,明確責任分工,以及時、有效地保證現場的物資需求。參考文獻1 顧政華,李旭宏,朱彥東等.地鐵運營設備管理維護保養模式的綜合評價.城市軌道交通研究,2004(4):392 唐納德·沃特斯.管理科學實務教程.北京:華夏出版社,2000
1.2業務體系 物資管理部門的另一個重要職能就是按照預算和計劃,及時為需求部門提供相應的物資保障。這需要物資部門和需求部門的通力合作,加強業務聯系,各需求部門應設立專(兼)職物資管理人員共同開展工作。 目前,公司的組織構架中,各需求部門未設備件(材料)員崗位,其需求計劃缺少扎口管理的保障;同時備件(材料)的計劃又應來自于生產(檢修)計劃,而崗位設置中又沒有生產(檢修)計劃的定編,這同樣也會造成源計劃的混亂。因此,從業務組織體系上要作進一步完善,各需求部門應設立兼職生產(檢修)計劃員以及兼職備件(材料)員,其行政管理隸屬本部門,業務管理上要和物資管理部門建立專項聯系,以便于物資專業上的有序管理。物資管理部門的業務體系框架應如圖2所示。2庫存控制 物資庫存控制的水平高低,一方面關系著地鐵運營的物資保障能否滿足;另一方面對地鐵運營成本控制的良好與否有著直接的關系。 對地鐵運營而言,滿足其必需的物資供應是首要的任務;同時,在滿足運營物資保障以后,有效地降低庫存,或利用供應鏈的關系,將庫存轉移至供應商方面,從而減少運營成本,爭取更大效益,這也是企業應該關注的問題。2.1對供應物資的分級 地鐵運營中需供應的物資涉及的專業多、品種多、規格多。對這些物資庫存控制的指標(或安全庫存量)不能一概而論,應根據其影響行車安全等級的程度予以劃分。一般而言,對地鐵運營物資主要可分為三類:關鍵物資、主要物資和一般性物資。 現階段或運營開通以后的一段時期,物資管理部門應會同其它部門專業技術人員,認真分析和研究各種物資對地鐵安全運營的影響程度,并吸取其它城市的地鐵運營經驗,從對安全運營的影響和價值兩方面進行考慮,利用ＡＢＣ分類等方法對地鐵運營的所有物資予以等級劃分。那些對行車影響重大、價值大的物資劃為Ａ類物資,如電客車的動車轉向架、輔助逆變器總成、ＡＴＰ(列車自動防護)子系統的ＣＰＵ板等;將那些對行車影響大、價值較大的物資劃為Ｂ類物資,如電客車的踏面制動單元、供電照明系統配電柜等;將一些常規性物資劃為Ｃ類物資,如螺絲、板材類等。2.2不同等級物資的不同庫存控制方式 物資等級劃分好以后,要摸索研究和制訂不同等級物資的不同庫存量控制方式。 對關鍵物資和主要物資,其庫存控制的目的應是側重于保證較高的現貨供應率,以及時滿足運營和維修的現場需要。首先要花相當長的一段時間,統計物資的消耗規律,并結合公司的財務政策,制訂合理的庫存周轉期,由此制訂出此類物資的安全庫存量;在此基礎上,根據生產(維修)計劃以及庫存周轉期等多方面數據,編制合理的采購計劃,確保安全庫存量,從而也確保運營的安全。 對一般性物資,應側重于經濟成本因素方面的考慮,建立良好的供應商網絡,基本實現零庫存,以減少企業的資金占有。在供應響應時間允許的情況下,庫房可不備現貨,當現場有需要時,直接從供應商提貨;在供應響應時間不允許的情況下,可以將供應商的物資適量儲備在庫房,根據消耗情況定期和供應商結算實際發生額。2.3可修復件的循環使用 從成本控制和企業管理水平的提升等方面而言,對那些可以修復的備件要考慮循環使用。為此,應從可修復件的確認、修復質量等技術要求、修復件的價值確認、二次入庫和出庫、獎勵措施等各方面制定相應的管理制度,規定相應的流程,提高員工對可修復件循環使用的認知,促進公司對可修復件的控制,以降低運營成本,提高企業管理水平。3基于預算體系的物資采購 在運營籌備期或運營初期,由于員工來自不同單位、不同部門,有著不同的工作經歷和背景,其管理理念和行為方式也多有差別,對物資需求的合理、前瞻、準確性掌握程度不同。現時的物資采購計劃主要源于申購計劃,是本著統一思想、嚴格控制、規范有序為其出發點的。這一方式不失為一種有效的控制方式,但從長期發展來看,還有值得改進的地方,因為這一方式是以降低采購效率換取的。 從長遠發展來看,物資采購應基于良好預算體系的建立,并在預算體系中進行相應運作。3.1預算體系的建立 物資需求預算屬于維保體系這一大的范疇,運營分公司及各部門應整體考慮,充分研究運營故障及檢修規律,制訂完善的檢修計劃,摸索和制訂合理的檢修消耗定額,從而編制或分解出相應的年度、季度或月度物資需求預算。 在這一預算體系中,分公司財務部門主要對預算資金的控制負責;物資管理部門主要對預算的實施負責;而需求部門主要對預算的合理、準確、前瞻性負責。3.2預算內的物資采購 對于預算內的物資采購,先由需求部門直接和物資管理部門溝通,將部門認可審批的物資需求計劃報物資管理部門;而物資管理部門的相關人員在對需求物資的預算項目加以確定以后,可以直接編制相應的采購計劃,此采購計劃經相應權限審批后,直接予以實施。3.3預算外物資采購 當然,物資預算不會涵蓋物資需求的全部,在日常工作中難免會有一些意想不到的情況發生,形成預算外物資需求。對這一部分需求,可以采取一事一議的方式,由需求部門提出請示,經逐級審批后,由物資管理部門加以實施。4物資的供應方式 地鐵運營是全天候方式,物資供應應力求及時、有效,為此應對庫房的布點、供應方式做一些思考。4.1庫房的布點方式 從財務體系和資產保證方面而言,庫房布點應遵循一級總庫的原則,各需求單位應力求減少物資的積壓,減少資產的重復性,提高物資的共享程度,避免資金浪費和資產失控;同時,也要充分考慮物資供應的及時,以及現場服務的有效和迅速。因此,可以考慮一級總庫、分散布點的方式。即在位于小行的基地設立一級供應總庫,而在沿線可以適當選取2～3個分庫。分庫的日常工作由物資管理部門派員專職管理或由需求部門派員兼職管理。此兼職管理人員在業務上應受物資管理部門的指導,遵循物資轉庫、出庫的所有規則。同時物資總庫管理人員應定期(每月一次)對所設分庫內所有物資進行盤查、清單,核對出庫量,在總庫賬目上予以記錄,月末形成統一報表報財務部門。4.2 供應方式 地鐵物資供應的空間范圍較大,結合其它城市地鐵的模式和經驗,在物資供給方式上可以采取配送制度。 當需求部門有物資需求時,對較重的或批量供給的物資,可根據需求部門的要求和實際情況,由物資管理部門予以配送。在此之前要解決好交通運輸工具(貨車或利用地鐵電客車)等資源配備問題,制訂好相應的配送、接貨流程和運輸途徑等,明確責任分工,以及時、有效地保證現場的物資需求。參考文獻1 顧政華,李旭宏,朱彥東等.地鐵運營設備管理維護保養模式的綜合評價.城市軌道交通研究,2004(4):392 唐納德·沃特斯.管理科學實務教程.北京:華夏出版社,2000
